La page d'un événement — Aide et documentation

Objectif

La page d'un événement rassemble tout ce qui le concerne : ses informations (date, heure, lieu, budget), son avancement et les raccourcis vers les invités, l'invitation, le plan de table et les cadeaux. Son onglet Plan est l'unique écran pour organiser : le budget, les prochaines actions, puis chaque moment (le ★ Jour J d'abord, puis les autres dans l'ordre chronologique) avec ses tâches rangées par prestation — traiteur, DJ, décoration… C'est aussi là que vous changez le statut de l'événement, l'exportez en PDF ou le supprimez.

Étapes

Ouvrez Événements dans le menu, puis cliquez sur l'événement. Le crayon à côté du titre le renomme ; les cartes Budget, Date, Heure et Lieu se modifient d'un clic ; sous l'adresse, Type de lieu (salle des fêtes, château, plage…) aide l'IA à adapter le plan. La date et le lieu de l'événement sont ceux du Jour J.
L'onglet Aperçu montre ce qui est dépensé et planifié, l'avancement, la rubrique Organisation et vos demandes de réservation en cours. Organisation reprend toutes les rubriques de l'événement : plan, invités, invitation, plan de table, check-in, cadeaux, photos et demandes (plus devis et factures et espace client pour un event planner). Chaque carte donne son état en une ligne et mène à sa page.
Ouvrez l'onglet Plan. En tête, Réparti (la somme des budgets des moments, sa part du budget global et ce qui reste libre), Engagé (les devis acceptés) et Payé — et, dès qu'une tâche encaisse de l'argent (participations, cagnotte, caisse), Recettes avec le reste à financer (budget − engagé + recettes : Reste disponible tant qu'il est positif, Reste à financer quand il manque de l'argent) ; un bandeau prévient quand les moments dépassent le budget global. Budget par prestation reprend le prévu, l'engagé et le payé de chaque prestation (traiteur, DJ…), tous moments confondus. Dessous, Prochaines actions liste les échéances à venir, tous moments confondus, les dépassées d'abord, avec leur bouton : C'est fait (ou l'action qui termine la tâche), Trouver un prestataire ou Payer le solde. Chaque échéance d'un devis signé (acompte, solde…) y figure à sa date avec Noter le paiement, tant que vos paiements ne la couvrent pas.
Chaque moment affiche sa date (ou Date à définir, ou Même jour que le Jour J), son lieu, son budget et sa part du budget global, et son avancement. Son menu ⋮ le modifie (titre, description, emoji), règle sa date et son heure, sa durée, son lieu et son budget, le met Le même jour que le Jour J ou En faire le Jour J, l'exporte en PDF ou le supprime. Un événement d'un seul moment n'affiche pas d'en-tête de moment. Avec plusieurs moments, ils se replient en accordéon : un seul est ouvert à la fois, le ★ Jour J d'abord. Cliquez sur l'en-tête d'un moment pour l'ouvrir, ou sur sa puce dans la barre des moments, au-dessus — chaque puce indique les tâches qui restent. Un filtre (À faire, Fait…) affiche ses résultats dans tous les moments à la fois. Chaque moment a aussi sa page : la flèche ↗ à côté de son menu ⋮ l'ouvre, avec seulement ce moment, ses tâches et les filtres ; Retour au plan ramène au Plan, ce moment ouvert.
Dans un moment, les tâches sont groupées par prestation ; chaque groupe a son icône et son avancée (« 2/8 faites ») ; celles qui n'en ont pas sont rangées par nature : Décisions et cadrage (définir, fixer, choisir, valider), Invités, Équipe et intervenants, Rendez-vous, Démarches, Contenus à préparer, Achats et matériel, Réservations, Paiements et recettes, Logistique, Suivi et coordination, puis Autres tâches. Chaque ligne montre la case « fait », le titre, qui s'en charge (ou les personnes désignées), l'engagé et le prévu, le moyen de paiement, l'échéance (en rouge si elle est dépassée), Attend : … quand son prérequis n'est pas encore fait, et, une fois la tâche commencée, un badge : En cours, En attente prestataire, Réservé, Fait ou Annulée — ou, pour une tâche faite qui fixait une valeur, cette valeur. La case dit où en est la tâche : vide (à faire), un tiret orangé en cours (commencée, ou un prestataire sollicité ou réservé dont la prestation n'est pas encore rendue) ou cochée (faite). Cliquer sur une case vide termine la tâche en ne demandant que ce qu'il faut : voir Terminer une tâche, plus bas. Cliquer sur une case cochée rouvre la tâche. Pour la dire En cours, ou tout reprendre en détail, passez par Organiser la tâche. Cliquez sur la ligne pour déplier son détail, qui ne montre que ce qui est renseigné : quand, où, ce qui est payé, les demandes envoyées avec leur conversation et leur devis, et le bouton Organiser la tâche, le seul pour tout changer. Une tâche simple — que vous faites vous-même, sans prestation, sans prix ni paiement, comme une décision — reste épurée : ni « Moi », ni Noter un paiement dépliés ; seuls l'action qui la termine et Organiser la tâche. Les groupes s'ouvrent un seul à la fois, comme les moments : au départ, le premier qui a encore une tâche à faire ; un clic sur l'en-tête d'un autre groupe l'ouvre et referme le précédent. Replié, un groupe garde son nom, son avancée et ses boutons (Tout confier à un prestataire, +).
Ajouter une tâche, en bas d'un moment, ou le + d'une prestation ouvre un champ : tapez le titre puis Entrée, le champ reste ouvert pour enchaîner ; Échap le ferme. Une tâche ajoutée dans une prestation en porte la prestation, et devient une réservation. Le + d'un groupe Achats et matériel, Réservations, Logistique ou Suivi et coordination donne aussi sa nature à la tâche ; les autres groupes de tâches sans prestation (décisions, rendez-vous…) se lisent de ce que la tâche demande, ils n'ont pas de +.
Pour réorganiser, faites glisser une tâche sur une autre (elle se place devant) ou dans une autre prestation du moment ouvert — sur ordinateur, quand les tâches sont rangées par moment et sans filtre. Pour changer de moment, passez par Déplacer…. Partout, le menu ⋮ d'une tâche propose Déplacer… (moment et prestation), Annuler la tâche ou Rétablir la tâche, et Supprimer. Une échéance calculée suit la date de son nouveau moment.
Les puces Toutes, À faire, En attente prestataire, Réservé et Fait filtrent les tâches ; Regrouper par les range par Moment, Prestation ou Statut. Ajouter un moment crée un moment libre ou repris de la trame ; Enregistrer comme trame garde cette organisation pour un prochain événement : les moments et le ★ Jour J, les prestations, qui s'en charge, les échéances (relatives à chaque moment), les horaires du jour même et les prérequis.
Organiser la tâche ouvre une fenêtre à étapes (en bas de l'écran sur mobile), avec une seule question et un seul champ par écran. Tout est pré-rempli et chaque étape se passe : Suivant et Précédent avancent d'une étape, la barre de progression en haut mène directement à n'importe laquelle. Les étapes qui ne servent pas à la tâche n'apparaissent pas. Dans l'ordre : Qui s'en charge ?, déjà répondu par la trame (Moi-même, Un prestataire de la plateforme, Un prestataire externe de votre carnet d'adresses ou Un proche) ; Qui exactement ? selon la réponse (le nom du proche, puis Son numéro ? ; le nom du prestataire externe, sa fiche à compléter repliée en dessous ; ou la recherche d'un prestataire de la plateforme), rien à préciser pour Moi-même ; Combien ?, le montant prévu, avec l'engagé et le payé rappelés dès qu'il y en a ; Où ?, la carte du lieu, par défaut celui du moment (lui-même celui de l'événement), qu'Une autre adresse ? remplace et que Revenir au lieu du moment rétablit (une démarche sans lieu n'a pas cette étape) ; À faire avant le…, l'échéance, dans le calendrier ; Quel jour ?, le jour où ça se passe, puis À quelle heure ? une fois un jour choisi ; Combien de temps ?, la durée ; Comment sera-t-il payé ?, le moyen convenu avec un proche ou un prestataire externe (le prestataire de la plateforme se paie par son devis) — les versements, eux, se notent depuis la tâche avec Noter un paiement. Plus de détails liste les détails facultatifs et en ouvre un à la fois (Tous les détails revient à la liste) : le Titre de la tâche et son emoji, la prestation, la Nature (Réservation, Achat, Logistique, Suivi et coordination ou Autre : elle range la tâche quand elle n'a pas de prestation ; choisir une prestation pour une tâche qui n'a pas de nature en fait une réservation), Dépend de… (la tâche à faire avant celle-ci), la description, Cette tâche consiste à fixer (une valeur de l'événement), les Pièces jointes et, s'il y en a, les Paiements déjà notés, avec le reste à payer : on y repasse un paiement à payer ou payé, on le supprime. Joindre un fichier ajoute un PDF ou une photo (un justificatif, un document reçu, le contenu créé), 10 Mo au plus et dix par tâche, envoyé tout de suite sans attendre Enregistrer ; un clic sur son nom l'ouvre, la corbeille le retire. Le PDF de l'événement cite leurs noms sous chaque moment. Où en est-ce ? propose À faire, En cours et Faite (avec un prestataire sollicité ou réservé, la tâche est au moins en cours). Enregistrer, sur cette dernière étape, valide le tout ; fermer la fenêtre ne change rien. Avec un prestataire de la plateforme, cochez-en un — ou jusqu'à trois pour comparer leurs devis —, ajoutez un message, puis Envoyer la demande. Dès que deux devis sont arrivés, Comparer les devis les présente côte à côte ; Retenir ce devis accepte celui-ci et décline les autres. Le même prestataire peut se charger de plusieurs tâches : une fois un prestataire coché, Ajouter aussi (même prestation) propose les autres tâches de cette prestation, tous moments confondus — une seule demande, une seule conversation. Tout confier à un prestataire, dans l'en-tête d'une prestation, ouvre directement sa première tâche avec toutes les autres déjà cochées. La recherche s'ouvre filtrée sur la prestation de la tâche, avec le Budget restant pour cette prestation en repère. Un prestataire externe peut lui aussi se charger de plusieurs tâches : l'étape Ajouter aussi (même prestation), juste après sa fiche, propose les autres tâches de la même prestation. Une fois enregistrées, elles forment une seule prestation : la tâche que vous organisez porte le prix convenu et les règlements (un seul acompte, une seule facture), sa ligne affiche Même prestation : …, et les autres lignes indiquent qu'elles sont réglées avec elle ; un paiement noté sur l'une d'elles va sur cette tâche. Celles que personne ne faisait encore passent à ce prestataire ; une tâche déjà confiée à quelqu'un d'autre garde le sien, ce qui permet à deux prestataires de couvrir la même tâche (le fleuriste et l'éclairagiste pour la décoration). Décocher une tâche la retire de la prestation.
L'onglet Calendrier montre tout ce qui est daté, de la préparation au lendemain, en vue Mois, Semaine ou Jour : les moments (★ pour le principal), les échéances des tâches, les horaires du jour, les rendez-vous (une tâche à horaire un autre jour que son moment, comme une dégustation, et toute tâche rendez-vous dont le rendez-vous est fixé) et les échéances de paiement, chacun avec sa couleur — la légende les rappelle. Aujourd'hui et Jour J vous y ramènent ; Prestation et Moment filtrent. Un clic sur un élément ouvre sa tâche ou son moment dans le Plan ; en vue mois, glissez une échéance sur un autre jour pour la déplacer.
L'onglet Déroulé présente, jour par jour, chaque moment et ses tâches à horaire — l'heure, qui s'en charge, où, et son téléphone. Le jour J, la page de l'événement s'ouvre directement dessus. Créer le lien donne un lien en lecture seule à envoyer à vos prestataires ou au maître de cérémonie, sans compte ; Afficher les téléphones décide si les numéros y figurent. Nouveau lien remplace l'ancien, Couper le lien l'arrête, Imprimer ou PDF le met sur papier.
Le bouton PDF exporte le dossier de l'événement — le budget réparti, engagé et payé (et par prestation), les recettes et le reste à financer, chaque moment (★ Jour J d'abord) avec ses tâches rangées par prestation et leurs échéances, le déroulé du jour, les contacts, la checklist et les adresses ; le lien Aide en haut de page ouvre ce manuel. Le menu Statut de l'événement (⋮) permet de le marquer comme terminé, de l'annuler (il reste consultable et peut être rétabli) ou de le supprimer — une suppression définitive, confirmée avant : moments et tâches disparaissent, invités et cadeaux sont effacés, les demandes encore ouvertes sont annulées et leurs prestataires prévenus. Les devis et factures déjà émis restent, comme la loi l'exige.

Adapter le plan au lieu, à la date et à l'heure

Quand le lieu, la date ou l'heure changent après la création du plan, ou s'ils n'étaient pas encore connus, un bandeau Le lieu, la date ou l'heure ont changé apparaît en tête de l'onglet Plan. Adapter le plan (dans ce bandeau, ou dans l'en-tête Moments et tâches) demande à l'IA de relire le plan avec ce contexte : le jour de la semaine, un férié ou un week-end prolongé, les vacances scolaires de la zone, les heures de pointe pour l'accès des invités, le coucher du soleil, ce que le type de lieu fournit déjà.

Cliquez sur Adapter le plan. La fenêtre rappelle ce que l'IA prend en compte : la date, l'heure, la ville du lieu et son type. Il faut au moins une date ou un lieu.
Cliquez sur Proposer des retouches (la pastille indique son coût : 1 crédit). Si l'IA n'est pas disponible, aucun crédit n'est utilisé.
L'IA résume ce qu'elle a remarqué, puis propose ses retouches, rangées en groupes qui s'ouvrent un à la fois : Moments à ajouter, Moments à décaler, Moments à retirer, Tâches à ajouter, Tâches à décaler et Tâches à retirer. Chaque retouche donne sa raison et, pour un décalage, l'avant et l'après.
Décochez ce que vous ne voulez pas garder. Les retraits arrivent décochés : cochez-les pour les accepter. Retirer un moment retire aussi ses tâches, et les retouches qui le visaient passent en grisé.
Cliquez sur Appliquer. Le bandeau disparaît jusqu'au prochain changement de lieu, de date ou d'heure ; sa croix (Ignorer) le masque sans rien changer.

Terminer une tâche

La case d'une tâche ne demande que ce qu'il faut pour la dire faite. Rien à préciser : un clic la passe à Faite, sans autre fenêtre, et le message de confirmation propose Annuler. Sinon, elle ouvre la fenêtre Terminer la tâche sur ce qui manque : ce que vous saisissez s'enregistre et la tâche se coche du même geste ; fermer la fenêtre ne change rien. La même action s'affiche sur la ligne (Fixer la date, Noter le règlement… — l'icône seule sur téléphone), dans son menu ⋮ et, à la place de C'est fait, dans Prochaines actions. Ce que demande une tâche est posé par la trame ou par le plan proposé par l'IA ; à défaut, il se déduit de qui s'en charge et de son prix. Rouvrir une tâche n'efface rien de ce qui a été noté en la terminant.

Type de tâche	Ce que demande la case
Rien d'autre à préciser (« Briefing des équipes »)	Rien : elle coche directement.
Fixer une valeur (« Choisir la date », « Définir le budget »)	La valeur : date, lieu, budget ou nombre d'invités. Déjà renseignée, elle coche directement.
Confiée à un proche ou à un prestataire externe, ou dont le prix prévu n'est pas soldé	Le règlement : le montant final, payé ou reste à payer.
Confiée à un prestataire de la plateforme au devis accepté	La prestation rendue : le solde, puis un avis.
Achat ou commande (« Acheter les cadeaux »)	L'achat : le montant dépensé et son paiement.
Encaissement (« Collecter les participations », cagnotte, caisse)	L'encaissement : l'argent reçu.
Désigner, recruter, briefer (« Choisir les témoins »)	Les personnes : nom, rôle, téléphone.
Rendez-vous, essayage, répétition	Le rendez-vous, en deux temps : le fixer, puis dire qu'il a eu lieu.
Démarche (« Obtenir le certificat de décès », « Déposer le dossier en mairie »)	Le document obtenu : le jour, la référence, l'organisme et le document lui-même.
Contenu à créer (« Écrire les vœux », « Préparer le discours », « Monter le diaporama »)	Au choix : le texte, un lien, le fichier — ou rien, pour dire que c'est prêt.
Décision (« Définir les objectifs », « Fixer les indicateurs », « Choisir le thème », « Valider le brief »)	Ce qui a été décidé, en quelques lignes.
Liste (« Dresser la liste du trousseau », « Inventaire du matériel »)	Les éléments de la liste : la tâche se coche seule quand tout est coché.
Réception (« Réceptionner la livraison », « Réception du chapiteau et du mobilier »)	La réception : quand c'est arrivé, conforme ou non, l'écart et une photo.
Dans une rubrique : liste d'invités, invitations, réponses, plan de table	Rien : elle se coche seule ; avant, la case demande de confirmer.

La valeur : date, lieu, budget, nombre d'invités

« Choisir la date », « Réserver le lieu », « Définir le budget », « Estimer le nombre d'invités »… fixent une valeur de l'événement. Leur ligne porte le bouton de l'action — Fixer la date, Indiquer le lieu, Indiquer le budget ou Indiquer le nombre d'invités — au lieu de l'organisation : une petite fenêtre à un seul champ (la date, avec l'heure si vous la précisez ; l'adresse, avec son type de lieu ; le montant ; le nombre), et Enregistrer écrit la valeur ET coche la tâche. Sur le ★ Jour J (ou une étape de préparation comme « Cadrage et budget »), la date et le lieu sont ceux de l'événement ; dans un autre moment, ceux de ce moment (« Choisir le lieu de la cérémonie »). Le budget et le nombre d'invités sont toujours ceux de l'événement. Une fois faite, la ligne affiche la valeur (« 12 juin 2027 », « 8 000 € », l'adresse) : un clic la modifie, dans la même fenêtre pré-remplie. Pour quand même confier la tâche (une wedding planner qui cherche le lieu), le menu ⋮ garde Organiser en détail. Sur une tâche ajoutée à la main, Organiser la tâche › Plus de détails propose Cette tâche consiste à fixer : rien de particulier, la date, le lieu, le budget ou le nombre d'invités.

Le règlement

Noter le règlement ouvre une fenêtre à deux onglets : Régler la tâche la termine (montant final, ce qui est réglé) et Noter un acompte note un versement partiel en la laissant ouverte. Les deux onglets portent leur icône. L'acompte se note en trois étapes : Combien ? (le montant, dans la devise de l'événement, avec son Pas réglable pour les boutons − et +), Comment ? (le moyen de paiement) et Quand ? (Déjà payé, daté d'aujourd'hui ; Un autre jour ouvre le calendrier). Le menu ⋮ de la tâche, Noter un paiement, ouvre la même fenêtre sur l'acompte. Régler la tâche rappelle qui s'en charge ; Changer referme la fenêtre et ouvre Organiser la tâche, où l'on confie la tâche à quelqu'un d'autre. Lui aussi se remplit en étapes, une question par écran (Suivant et Précédent, la barre en haut indique où vous en êtes) : pour un proche, son nom puis son téléphone, repris de la tâche ; le montant final ; le règlement ; puis, s'il est payé, le montant réglé, le moyen de paiement et la date. Les étapes qui ne servent pas n'apparaissent pas. Le montant final reprend le prix prévu et devient le prix de la tâche. Payé note un paiement — le reste par défaut, modifiable — avec le moyen prévu sur la tâche et la date du jour ; Reste à payer ne note rien, le reste demeure dans le budget. Terminer la tâche, sur la dernière étape, enregistre le tout et coche la tâche.

La prestation rendue

Confirmer la prestation rappelle le devis retenu, ce qui est déjà payé et le solde. Choisissez pour le solde Plus tard, Réglé hors ligne (le montant, le moyen prévu et la date sont notés sur la réservation) ou, quand le paiement en ligne est ouvert sur la plateforme, Payer en ligne : le devis s'ouvre après la coche, et sa facture s'y règle. La prestation a été rendue coche la tâche ; vous est ensuite proposé de laisser un avis vérifié sur le prestataire — c'est facultatif, Plus tard le referme et la ligne garde Laisser un avis.

L'achat

Noter l'achat (« Acheter les cadeaux », « Commander les galettes ») : le montant dépensé devient le prix de la tâche ; Déjà payé (coché par défaut), le moyen de paiement et la date du paiement notent le paiement — décochez pour un achat à régler plus tard, il reste « à payer ». La note facultative (magasin, référence de commande) accompagne le paiement, visible dans Organiser la tâche. Un acompte déjà payé sur la tâche est déduit : seul le reste est noté. Joindre le ticket ajoute le justificatif — la photo du ticket ou la facture en PDF : il est rattaché au paiement, ouvert d'un clic dans Organiser la tâche, et le PDF de l'événement le cite par son nom, marqué « (justificatif) ». Le budget suit : le prix compte dans le réparti, le paiement dans le payé ; l'engagé, lui, ne compte que les devis acceptés.

L'encaissement

Noter l'encaissement (« Collecter les participations », « Ouvrir la cagnotte », « Faire la caisse du jour ») : le montant reçu, le moyen de paiement, le jour (Reçu le) et, si vous le souhaitez, De qui ? (une famille, une quête). Plusieurs rentrées d'argent ? Noter et en ajouter un autre enregistre celle-ci sans cocher la tâche et vide le montant pour la suivante ; la liste Déjà encaissé les reprend, avec leur total, et la corbeille en retire une notée par erreur. Terminer la tâche note le dernier montant saisi et coche la tâche — ou la coche seulement si des encaissements sont déjà notés. Cet argent rejoint les Recettes du budget, jamais le payé : le reste à financer vaut le budget global, moins l'engagé (le devis accepté de chaque tâche, ou ce qui est payé quand c'est plus, comme un achat sans devis), plus les recettes. Rouvrir la tâche ne retire pas ce qui a été encaissé.

Les personnes

Désigner la personne (« Désigner le modérateur », « Choisir les témoins », « Briefer les bénévoles ») : pour chacune, son nom, son rôle — déjà proposé d'après le titre de la tâche, modifiable — et son téléphone (facultatif). Ajouter une personne en nomme plusieurs. Choisir une personne connue retrouve, par son nom ou son téléphone, un proche déjà nommé sur une autre tâche, le client (pour un event planner), un invité ou une fiche de votre carnet d'adresses. Terminer la tâche les enregistre et coche la tâche ; la ligne du Plan affiche alors leurs noms. Elles deviennent les Contacts de l'événement : listées sous le déroulé du jour — sur le lien partagé, seulement si les téléphones y sont affichés — et dans la section Contacts du PDF. Rouvrir la tâche puis la terminer de nouveau remplace la liste.

Le rendez-vous

« Rencontrer l'officiant », « Répéter la cérémonie », un essayage se terminent en deux temps. D'abord Fixer le rendez-vous : le jour, l'heure si vous la connaissez et sa durée, et le lieu. Le rendez-vous s'affiche dans l'onglet Calendrier et la tâche passe En cours ; tant qu'il n'a pas eu lieu, Modifier le rendez-vous permet de le déplacer. Une fois passé — à la fin du créneau, ou dès son jour s'il n'a pas d'heure —, la case propose Le rendez-vous a eu lieu : une note facultative (ce qui a été décidé, ce qu'il reste à faire) s'ajoute à la description de la tâche, et la tâche se coche. Un rendez-vous passé et pas encore coché remonte dans Prochaines actions.

La démarche

Noter le document obtenu (« Obtenir le certificat de décès », « Déposer le dossier en mairie », « Faire publier les bans ») : le jour où il a été obtenu (Obtenu le, aujourd'hui par défaut, jamais une date à venir), et, si vous les avez, sa référence (numéro de dossier, d'acte) et l'organisme qui l'a délivré (mairie, consulat, paroisse). Joindre un fichier y ajoute le document lui-même — PDF ou photo, envoyé dès qu'il est choisi, retrouvé ensuite dans Plus de détails d'Organiser la tâche. Terminer la tâche enregistre le tout et coche la tâche ; sa ligne affiche alors « Obtenu le … » et la référence. L'échéance de la tâche, calculée depuis la date de l'événement, ne change pas. Rouvrir la tâche puis la terminer de nouveau reprend ce qui avait été noté.

Le contenu

Noter le contenu (« Écrire les vœux », « Préparer le discours », « Monter le diaporama », « Préparer la playlist ») : tout est facultatif. Collez le texte (le discours, les vœux, les lectures), ajoutez un lien (une playlist, un diaporama en ligne ; l'adresse doit commencer par http ou https, ou en est complétée) ou joignez un fichier — PDF ou photo, envoyé dès qu'il est choisi, retrouvé ensuite dans Plus de détails d'Organiser la tâche. Rien à noter ? Terminer la tâche dit simplement que c'est prêt. Avec un texte, Afficher dans le Déroulé le fait apparaître sous la tâche dans l'onglet Déroulé, sur son lien partagé et dans le PDF — pratique pour le discours qu'on lira le Jour J. Le texte et le lien se retrouvent en dépliant la ligne de la tâche. Rouvrir la tâche puis la terminer de nouveau reprend ce qui avait été noté. Le faire-part, lui, se fait dans la rubrique Invitation : sa tâche y renvoie et se coche seule quand chaque invité a reçu son invitation.

La décision

Noter la décision (« Définir les objectifs », « Fixer le prix des places », « Choisir le thème », « Valider le brief ») : écrivez Ce qui a été décidé, en quelques lignes — c'est obligatoire, c'est ce qui reste de la décision. Il s'affiche sous le titre de la tâche (Décidé : …) et en entier quand vous dépliez sa ligne. Rouvrir la tâche puis la terminer de nouveau reprend le texte, pour le corriger.

La liste

Ouvrir la liste (« Dresser la liste du trousseau », « Inventaire du matériel », « Faire la liste de courses et la répartir ») : chaque geste s'enregistre tout de suite. Saisissez un élément et, si besoin, sa quantité, puis Ajouter — ou Entrée. Cochez au fur et à mesure ; les flèches montent ou descendent un élément (au clavier aussi, le focus suit l'élément), la corbeille le retire. La ligne du Plan affiche l'avancée (« 7 / 12 »). Cocher le dernier élément coche la tâche ; décocher ensuite ne la rouvre pas. Vous pouvez aussi la terminer avant : la fenêtre dit combien d'éléments ne sont pas cochés, et Terminer la tâche confirme — la liste reste telle quelle. Certaines tâches des trames arrivent avec une liste déjà proposée (ustensiles de cuisine, photos à prendre…), à compléter ou à retirer ; enregistrer votre événement comme trame garde les listes de ses tâches.

La réception

Noter la réception (« Réceptionner la livraison », « Réception du matériel loué », « Réception du chapiteau et du mobilier ») : le jour et l'heure de l'arrivée (maintenant par défaut, jamais une date à venir), puis Conforme à ce qui était attendu ? Oui ou Non. Si ce n'est pas conforme, dites ce qui ne va pas — c'est obligatoire — et joignez une photo si vous le souhaitez. La fenêtre rappelle la tâche d'achat ou de réservation à laquelle la réception se rattache : celle dont elle dépend si vous l'avez indiqué dans Organiser la tâche, sinon une tâche du même poste. Quand ce prestataire est réservé sur la plateforme, Prévenir … dans la messagerie (coché par défaut) lui envoie votre note, puis ouvre la conversation de la demande. Terminer la tâche enregistre le tout et coche la tâche ; sa ligne affiche alors « Reçu le … » et, s'il y a lieu, « Écart signalé ». Une livraison prévue à une heure précise figure dans l'onglet Déroulé du jour.

Les tâches d'une rubrique

Dresser la liste des invités, envoyer les invitations, suivre les réponses, faire le plan de table : ces tâches suivent ce que leur rubrique constate, sans rien saisir. Leur ligne affiche l'avancée (« 42 / 60 réponses ») et son bouton (Aller aux invités…) ouvre la rubrique. La tâche se coche seule quand la liste atteint le nombre d'invités attendus (chaque invité compte avec les accompagnants qu'il peut amener), quand chaque invité a reçu son invitation (envoyée depuis Invités, ou dont la réponse est notée), quand toutes les réponses sont là — ou que le jour de l'événement est passé, ce qui clôt les réponses —, ou quand chaque invité confirmé a sa place au plan de table. Rubrique au bout, la case coche directement. Avant, elle rappelle où en est la rubrique et demande de confirmer : Cocher quand même — pour la liste d'invités, La liste est complète, seule façon de la terminer sans nombre d'invités attendus.

Questions fréquentes

Pourquoi la case ouvre-t-elle une fenêtre ? La tâche demande une information pour être dite faite : la valeur qu'elle fixe, ce qui a été payé, la prestation rendue, les personnes désignées, le rendez-vous… La fenêtre Terminer la tâche ne demande que celle-là et l'enregistre en cochant la tâche — le tableau de Terminer une tâche dit ce que demande chaque type. Pour une tâche d'une rubrique qui n'est pas encore au bout, elle demande seulement de confirmer. Sans rien à préciser, la case coche directement.

Pourquoi ma tâche s'est-elle cochée seule ? Deux sortes de tâches se cochent sans vous. Celles qui fixent une valeur (« Choisir la date », « Définir le budget ») : dès que la valeur est renseignée ailleurs — sur la carte Date ou Budget, dans les réglages d'un moment, à la création —, la tâche est faite ; effacer la valeur ne la rouvre pas. Et celles qui se font dans une rubrique (« Suivre les réponses », « Plan de table ») : dès que la rubrique constate que c'est fait — voir Les tâches d'une rubrique. Une tâche faite le reste, même si un invité s'ajoute ; un clic sur sa case la rouvre, et une tâche de rubrique rouverte à la main ne se recoche pas tant que l'avancée de la rubrique ne bouge pas.

Pourquoi la case d'une tâche affiche-t-elle un tiret ? La tâche est en cours : vous l'avez dite commencée, ou un prestataire a été sollicité ou réservé et sa prestation n'est pas encore rendue. Cochez la case une fois la prestation rendue.

À quoi sert « Dépend de… » ? À dire qu'une tâche en attend une autre du même événement : le plan de table attend les réponses aux faire-part. C'est facultatif. La tâche affiche Attend : … et ne remonte dans Prochaines actions qu'une fois son prérequis coché fait (ou annulé) ; ses échéances de paiement, elles, y restent. Une tâche ne peut pas dépendre d'elle-même ni d'une tâche qui dépend déjà d'elle : la liste ne propose que les choix possibles. Les trames posent déjà les prérequis courants (plan de table ← suivi des réponses, réponses ← envoi des faire-part, faire-part ← liste des invités) quand elles portent les deux tâches.

Où est passée la page d'une étape ? Elle a rejoint l'onglet Plan : un ancien lien ouvre directement le moment concerné. Tout ce qu'elle permettait — ajouter, cocher, organiser, supprimer une tâche, régler la date, le lieu ou le budget du moment, l'exporter en PDF — se fait désormais depuis le Plan.

Qu'est-ce que l'IA a le droit de changer en adaptant le plan ? Seulement ce qui n'est pas encore organisé : une tâche encore À faire, sans prestataire, proche, prix, paiement, pièce jointe, description ni échéance fixée à la main ; un moment sans lieu, budget ni description propres, dont toutes les tâches sont dans ce cas. Le ★ Jour J ne bouge jamais, et une tâche faite ou organisée reste telle quelle. Si une tâche est organisée entre la proposition et Appliquer, sa retouche est laissée de côté et un message le signale.

Que reçoit l'IA pour adapter le plan ? La catégorie, le rôle, le nombre d'invités, le budget, la ville et le département du lieu (jamais l'adresse exacte), le type de lieu, et les titres, dates et échéances des moments et des tâches. Le jour de la semaine, les fériés, les vacances scolaires, la saison et l'heure du coucher du soleil sont calculés par etkivent et transmis tels quels.

Comment se répartit le budget ? Seul le budget global se saisit, sur la carte Budget de l'événement. La part d'un moment est la somme des prix prévus de ses tâches ; vous pouvez la fixer à la main avec Budget dans le menu ⋮ du moment, et elle prime alors. Chaque moment affiche sa part du global en pourcentage.

Comment noter un paiement ? Noter un paiement, dans le menu ⋮ d'une tâche ou son détail, propose le montant de la prochaine échéance (sinon le reste à payer), la méthode prévue sur la tâche (sinon la dernière utilisée) et la date du jour, en trois étapes (Combien ?, Comment ?, Quand ?) ; Un autre jour change la date, décochez Déjà payé pour un paiement à venir. Le paiement d'un prestataire retenu lui est rattaché. Si le prestataire est inscrit sur la plateforme, Payer en ligne ouvre son devis, d'où sa facture se règle. La ligne de la tâche affiche ensuite la méthode utilisée, le payé et le reste à payer.

Que devient une demande qui couvre plusieurs tâches ? Chaque tâche couverte passe en attente du prestataire. Son devis compte une ligne par tâche : l'engagé se répartit entre elles, et Comparer les devis compare la part de chaque tâche (Pour cette tâche (HT)). Accepter le devis fait avancer toutes les tâches couvertes ; annuler la demande les remet à faire.

Comment laisser un avis sur un prestataire ? Dès que la prestation est rendue — le jour passé, ou la tâche cochée « faite » —, sa ligne propose Laisser un avis. Une fois donné, la ligne affiche « Avis ★★★★★ donné » ; une réservation qui couvre plusieurs tâches n'a qu'un avis, affiché sur chacune. Le lendemain du service, une notification vous le rappelle (désactivable dans vos préférences, catégorie « Réservations » ; jamais d'e-mail). Pour un prestataire hors plateforme, Noter en privé (ou Note privée dans le menu ⋮) garde une note de 1 à 5 et un commentaire, visibles de vous seul.

Qui voit les téléphones sur le déroulé partagé ? Personne, tant que Afficher les téléphones est désactivé : le lien montre alors qui fait quoi, où et à quelle heure, sans aucun numéro ni la liste des Contacts. Vous pouvez changer d'avis à tout moment, le lien reste le même.

Pourquoi une échéance déplacée dans le calendrier ne suit-elle plus son moment ? La glisser sur un autre jour la fixe à la main, comme la changer dans la tâche. Suivre le moment, dans le détail de la tâche, la rattache de nouveau.

Que se passe-t-il quand je change l'échéance d'une tâche ? Elle est alors fixée à la main et ne suit plus la date de son moment. Suivre le moment, sous le champ, la lui rend : la date reste, et le prochain changement de date du moment la décalera de nouveau.

Le statut d'une tâche change-t-il tout seul ? Le badge suit la tâche : une demande envoyée la met En attente prestataire, un devis accepté la passe Réservé. Cochez-la quand la prestation est faite ; décochée, elle retrouve le statut que ses demandes justifient.

Puis-je demander un devis à plusieurs prestataires pour la même tâche ? Oui, jusqu'à trois demandes en cours, chacune à un prestataire différent. Retenir ce devis accepte le meilleur et décline les autres ; leurs prestataires sont prévenus.

Je suis event planner : qu'est-ce qui change ? Qui s'en charge ? propose En propre (moi ou mon équipe), avec une de vos ressources ou une formule de votre catalogue, Un sous-traitant de mon carnet et Délégué (client ou tiers). Pour chercher un prestataire, Où chercher permet de choisir entre l'Annuaire et Mes partenaires. Sur l'événement d'un client, le montant se saisit en coût, et le prix facturé au client (dans Plus de détails, avec la ressource et la formule du catalogue) donne votre marge. Choisir une formule de votre catalogue reprend son prix comme prix facturé et range la tâche dans la prestation de la formule. Sur l'onglet Plan, le volet Marge détaille alors facturé, coût et marge par moment et par prestation.

Quelle différence entre annuler et supprimer ? Un événement annulé reste dans votre liste, avec son historique, et peut être rétabli. Un événement supprimé disparaît pour de bon. Il en va de même pour une tâche : annulée, elle reste visible sous le filtre Toutes ; supprimée, elle disparaît avec son suivi.

Que deviennent les données de mes invités ? Elles sont effacées dès la suppression de l'événement. Sans suppression, elles sont anonymisées automatiquement douze mois après la date de l'événement : les comptages (réponses, accompagnants) restent, les noms et contacts non.

Où sont gardées les pièces jointes, et qui peut les ouvrir ? Dans un espace de stockage privé : seuls vous et, pour un event planner, le client qui suit l'événement peuvent les ouvrir, par un lien valable une heure. Une photo est réduite et débarrassée de ses métadonnées (dont la position GPS) avant l'envoi. Une pièce retirée est supprimée aussitôt ; les autres le sont avec la tâche ou l'événement, et au plus tard douze mois après la date de l'événement.