Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées via etkivent.io est l'éditeur du site. Pour toute question relative à vos données et pour exercer vos droits : privacy@etkivent.io. Pour toute autre demande : contact@etkivent.io.

Pour les données de leurs invités et, pour les event planners, de leurs clients, les organisateurs et event planners sont responsables de traitement ; Etkivent agit alors comme sous-traitant, dans les conditions décrites ci-dessous.

2. Données collectées, par rôle

Tous les comptes : nom, adresse email (vérifiée), nom d'utilisateur, mot de passe (haché, jamais lisible), numéro de téléphone facultatif, rôle, image de profil facultative, langue et préférences d'affichage, préférences de notification, date de création et de dernière connexion. Si vous vous connectez avec votre compte Google, Google nous transmet votre nom, votre adresse email et, le cas échéant, votre photo de profil ; nous ne recevons jamais votre mot de passe.

Organisateurs et event planners : événements (type, titre, date, lieu et type de lieu, budget, devise), étapes et tâches (dont, pour une démarche terminée, le jour d'obtention du document, sa référence et l'organisme qui l'a délivré ; pour un contenu créé, son texte — un discours, des vœux, affichable dans le déroulé et son lien partagé si vous le choisissez — et son lien ; pour une liste, ses éléments, qui peuvent nommer des proches ; pour une réception, le jour et l'heure d'arrivée, si elle est conforme et la note sur l'écart, envoyée au prestataire concerné seulement si vous le choisissez), recettes de l'événement (participations, cagnotte, caisse : montant, moyen, jour et, si vous l'indiquez, de qui elles viennent), pièces jointes des tâches (justificatif, document administratif, contenu créé : le fichier, son nom, son type et sa taille — une photo est réduite et débarrassée de ses métadonnées avant l'envoi ; le client d'un event planner qui suit l'événement peut les ouvrir, sauf un justificatif d'achat, rattaché à son paiement, que l'event planner ne lui a pas ouvert), invités (nom, email, réponse, accompagnants, régime alimentaire, placement, arrivée le jour J), cadeaux et cagnotte, demandes de réservation, messages échangés, devis signés, factures et paiements (référence Stripe, jamais le numéro de carte), solde et historique de crédits. Les event planners renseignent en plus leurs clients (nom, contact, adresse de facturation et, pour une entreprise, numéro de TVA) pour chaque événement géré — un client invité peut relier son compte pour suivre ses événements en lecture seule, répondre aux devis, valider les choix proposés et échanger des messages avec son event planner, ses réponses, commentaires et messages étant visibles de lui —, et l'identité imprimée sur leurs devis et factures à ces clients (raison sociale, adresse, numéro d'entreprise, numéro de TVA).

Prestataires : raison sociale, forme et numéro d'identification de l'entreprise, adresse et zone d'intervention (géocodées), catégories et services, formules et tarifs, portfolio (images), disponibilités, identifiant du compte Stripe Connect, devis et factures émis, notes et avis reçus. La fiche du prestataire (nom, présentation, catégories, ville, photos, formules, horaires, avis) est publique : listée dans l'annuaire et référencée par les moteurs de recherche dès la création de l'espace, ce dont il est informé avant. Il peut à tout moment la retirer de l'annuaire depuis son profil (« Visible dans l'annuaire ») : elle n'est alors plus listée ni indexée, et reste accessible par son seul lien direct. Le téléphone et l'adresse exacte ne sont jamais affichés. Le prestataire peut aussi y présenter son équipe (prénom, rôle et photo facultative de chaque personne, avec son accord — jamais de nom de famille ni de coordonnées), une vidéo YouTube ou Vimeo, des liens vers ses réseaux sociaux, ses langues et ses certifications ; un membre ou une photo retiré de la fiche est effacé dès l'enregistrement. Dans son espace, le prestataire peut tenir des notes privées sur les comptes qui lui ont envoyé une demande : visibles de lui seul, elles sont effacées avec son compte ou avec celui du client.

Invités (sans compte) : nom, email ou téléphone fournis par l'organisateur, réponse à l'invitation, accompagnants, préférences, code d'accès et heure de passage au check-in.

Invités qui déposent des photos et vidéos (sans compte) : le nom affiché et le téléphone ou l'email saisis, les fichiers envoyés en qualité d'origine (avec leurs métadonnées, dont la position GPS si l'appareil l'a enregistrée), un identifiant d'appareil aléatoire et une empreinte non réversible de l'adresse IP (jamais l'adresse elle-même), qui servent à limiter les envois et à bloquer un abus. Pour écarter les robots, l'identification passe un contrôle invisible de Cloudflare (Turnstile), qui examine l'adresse IP et des signaux techniques du navigateur, sans cookie ni profil publicitaire. L'organisateur de l'événement voit les fichiers, le nom de leur auteur et le nom d'origine de chaque fichier ; il peut tout télécharger, contact des invités compris. S'il ouvre la galerie aux invités, les personnes qui ont le lien du dépôt voient les photos qu'il a publiées, par un aperçu dont toutes les métadonnées (date, appareil, position GPS) ont été retirées — jamais l'original ni les vidéos —, avec le nom de leur auteur seulement si celui-ci l'a accepté en s'identifiant (« Anonyme » sinon).

Visiteurs et données techniques : adresse IP et navigateur de chaque session ouverte (visibles dans votre compte, effacées à la déconnexion), pages consultées, journaux de connexion et de sécurité, erreurs applicatives (Sentry), abonnements aux notifications push si vous les activez. Quand un membre du staff agit sur votre compte, l'action, sa date et l'adresse IP du membre du staff sont inscrites au journal des actions du staff.

Retours sur le Service (proposition d'amélioration, signalement de bug), envoyés depuis votre compte : le titre et le texte saisis, les captures d'écran que vous y joignez (images, stockées chez Linear), la page d'où ils partent (sans lien d'accès), la langue, le navigateur, la taille de l'écran et la version de l'application, votre compte et votre rôle ; vos votes « +1 » et vos signalements sur les retours des autres comptes.

Connexion avec Google : si vous choisissez « Continuer avec Google », Google nous transmet votre nom, votre adresse email, votre photo de profil s'il y en a une et l'identifiant de votre compte Google. Ces données servent uniquement à vous authentifier et à préremplir votre compte ; nous ne publions jamais rien sur votre compte Google et n'accédons ni à vos contacts ni à vos fichiers. Vous pouvez à tout moment délier Google depuis votre profil (« Moyens de connexion »), après avoir défini un mot de passe, et retirer l'accès d'Etkivent depuis les réglages de votre compte Google ; supprimer votre compte depuis votre profil efface aussi ce que Google nous a transmis.

Entreprises présentes dans l'annuaire sans compte (fiches « Non vérifié ») : nom de l'établissement, activité, adresse (seules la ville et le code postal sont affichés pour un entrepreneur individuel), position, téléphone et site web professionnels, et le cas échéant une image sous licence libre avec son auteur. Ces données proviennent de la base SIRENE de l'INSEE et d'OpenStreetMap. Nous ne collectons aucune adresse e-mail et n'envoyons aucun message à ces entreprises.

Entreprises qui demandent le retrait de leur fiche (formulaire sans compte) : le motif choisi, s'il y en a un ; et seulement si vous les saisissez, des précisions et un e-mail pour recevoir notre réponse, effacés dès la demande traitée. Cet e-mail ne sert qu'à vous répondre, sans aucun envoi automatique. Pour écarter les robots, l'envoi passe le même contrôle invisible de Cloudflare (Turnstile) que le dépôt des invités, qui examine l'adresse IP et des signaux techniques du navigateur, sans cookie ni profil publicitaire ; nous ne conservons pas votre adresse IP.

Prestataires qui revendiquent une fiche « Non vérifié » (« C'est mon entreprise ») : le lien entre votre compte et la fiche, la preuve retenue — le SIRET égal à celui de la fiche, enregistré sur votre profil, ou le domaine du site de la fiche quand l'adresse e-mail vérifiée de votre compte s'y trouve (nous ne gardons que ce domaine, jamais l'adresse) —, la date et, le cas échéant, la décision de notre équipe. Entre votre inscription et la configuration de votre espace, l'identifiant public de la fiche est gardé dans votre navigateur, 30 jours au plus.

Personnes désignées sur une tâche (sans compte) : quand l'organisateur ou l'event planner nomme quelqu'un pour une tâche (modérateur, témoin, bénévole…), son nom, son rôle et, s'il le saisit, son téléphone — saisis à la main ou repris d'un invité, d'un proche déjà nommé, du client ou du carnet d'adresses. Ces personnes deviennent des contacts de l'événement : elles figurent dans son plan, son déroulé et son dossier PDF. Elles sont effacées avec l'événement ou le compte ; une personne retirée d'une tâche est anonymisée au bout de trois mois.

Outils métier d'une réservation (playlist, fiche technique, nombre de couverts, liste de photos, minutage…) : ce que vous et le prestataire y saisissez — réponses, lignes, liens, commentaires, propositions et leurs réponses. Seuls les deux comptes de la réservation y ont accès. Les régimes alimentaires se donnent en nombres, sans nom ; un outil peut contenir le nom d'une personne si vous l'y écrivez (par exemple une personne à appeler pour une photo de groupe, un contact sur place).

Membres d'une équipe (ETK-824) : quand un prestataire ou un event planner ajoute une personne à son équipe, le nom qu'il saisit et, s'il les indique, son métier, son email et son téléphone ; il en est responsable de traitement, Etkivent agit comme sous-traitant. Le lien d'invitation est transmis par le pro lui-même (WhatsApp, SMS, email de son choix) : Etkivent n'envoie aucun message au membre et ne garde qu'une empreinte du lien, valable 7 jours. En acceptant l'invitation, le membre crée son propre compte (voir « Tous les comptes ») et voit les équipes qu'il a rejointes ainsi que les tâches que le pro lui confie (titre, date, note — avec une notification sur son téléphone s'il les a activées). Il peut demander un congé (dates et motif facultatif, que seul le pro voit — ne donnez jamais de raison médicale) ; le pro peut aussi noter ses absences. Quand le pro l'affecte à une réservation ou à un événement, il en voit le jour, l'heure, le lieu et le client avec son téléphone, tels que le pro les connaît ; il ne voit jamais les autres clients, les prix ni les paiements du pro. La fiche est effacée quand le pro la retire ou supprime son compte ; si le membre supprime son compte, la fiche reste au pro, sans lien vers ce compte.

3. Finalités et bases légales

Fournir le Service et exécuter le contrat : compte, planification, mise en relation, messagerie, devis, factures, paiements, crédits — exécution du contrat.

Envoyer les emails de compte et d'invitation : confirmation d'adresse, réinitialisation du mot de passe, changement d'adresse, invitations et relances aux invités — exécution du contrat. Les notifications de réservation, de devis et de message ne partent jamais par email : elles vous sont poussées sur les appareils où vous avez activé les notifications, et vous les réglez par catégorie depuis votre profil.

Géocoder les adresses saisies (lieu d'un événement, zone d'un prestataire) pour les afficher sur une carte et proposer les prestataires proches — exécution du contrat.

Générer un plan par intelligence artificielle : la description de l'événement que vous rédigez est transmise au fournisseur du modèle pour produire les suggestions — exécution du contrat, à votre demande.

Recueillir les photos et vidéos des invités d'un événement (dépôt éphémère), pour le compte de l'organisateur qui l'a activé et en est responsable — exécution du contrat avec l'organisateur. Limiter les envois, écarter les robots et bloquer un abus (identifiant d'appareil, empreinte d'IP, contrôle anti-robots) — intérêt légitime.

Sécuriser le Service, prévenir la fraude et les abus, corriger les erreurs — intérêt légitime. Respecter nos obligations comptables et fiscales — obligation légale. Mesurer l'audience ou intégrer des contenus tiers, si nous ajoutons de tels outils — consentement, recueilli par le bandeau cookies.

Traiter vos retours sur le Service (idées, bugs) : chaque retour est enregistré, puis transmis à notre outil de suivi des tâches, Linear, pour être étudié par l'équipe ; seuls y partent le texte, les captures, le contexte technique et un identifiant interne de votre compte — jamais votre nom ni votre adresse email. Les retours d'un organisateur, d'un prestataire ou d'un event planner, captures comprises, sont visibles de tous les comptes du même rôle dans la boîte à idées, sans votre nom, pour qu'ils votent plutôt que de répéter le même retour ; n'y mettez aucune donnée personnelle d'un tiers (nom d'un invité, adresse, montant). L'équipe peut masquer un retour signalé. Le statut du ticket (à l'étude, prévu, en cours, terminé, non retenu) revient de Linear et s'affiche dans la boîte à idées ; quand un retour est terminé, son auteur et ceux qui l'ont soutenu reçoivent une notification push, désactivable dans le profil — jamais d'email — intérêt légitime (améliorer le Service).

Présenter un annuaire des prestataires de chaque ville, y compris ceux qui n'ont pas encore de compte, à partir de données publiques : intérêt légitime. Notre analyse a pris en compte le caractère public et professionnel des données, l'absence de tout contact de notre part et la possibilité de retirer une fiche en un clic.

Vérifier qu'une fiche « Non vérifié » revendiquée appartient bien à l'entreprise de celui qui la revendique, puis la remplacer par sa page : exécution du contrat (votre compte prestataire) et intérêt légitime (empêcher qu'un tiers ne reprenne la fiche d'une entreprise). Sans preuve automatique, ou si la fiche est déjà revendiquée, notre équipe tranche ; sa décision est journalisée. Nous n'envoyons aucun e-mail pour cette vérification.

Mesurer l'activité de la plateforme : le staff consulte des statistiques agrégées (nombres de comptes, d'événements, de demandes, montants des devis et factures), jamais une liste de personnes, et tout effectif de moins de 5 personnes y est masqué. Pour compter les comptes actifs, nous enregistrons la date de votre dernière activité ; le type d'appareil (téléphone, tablette, ordinateur) est déduit au moment du calcul de vos sessions en cours, sans être enregistré à part — intérêt légitime.

4. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de l'Éditeur et aux sous-traitants strictement nécessaires : Hetzner Online GmbH (Allemagne) pour l'hébergement de l'API et de la base de données ; Cloudflare, Inc. pour la diffusion du site, la protection contre les abus, le stockage des images (portfolio, couvertures, avatars), des photos et vidéos déposées par les invités, des pièces jointes des tâches, des factures archivées et des sauvegardes ; Stripe pour les paiements et les comptes Stripe Connect ; Resend pour l'envoi des emails ; Sentry pour le suivi des erreurs ; OpenRouter, Inc. (et les fournisseurs de modèles qu'il sollicite, comme Anthropic) pour la génération et l'adaptation de plan par IA (seuls la ville, le département et le type du lieu lui sont transmis, jamais l'adresse exacte), avec l'option qui interdit l'usage de vos textes pour entraîner des modèles ; OpenStreetMap (Nominatim) pour le géocodage des adresses et MapTiler pour l'affichage des cartes ; Google uniquement si vous choisissez de vous connecter avec votre compte Google ; YouTube (Google) ou Vimeo uniquement quand vous lancez la vidéo d'une fiche prestataire : la plateforme reçoit alors votre adresse IP et peut déposer ses cookies — rien ne lui est demandé avant votre clic ; Linear Orbit, Inc. pour le suivi des retours que vous nous envoyez et le stockage de leurs captures d'écran (texte, images et contexte technique, sans nom ni adresse email) ; les services de notification push de votre navigateur (Google, Apple, Mozilla, Microsoft) pour acheminer les notifications que vous avez activées, chiffrées de bout en bout.

Les données partagées avec un prestataire dans le cadre d'une demande de réservation (nom de l'organisateur, événement, messages, documents) lui sont transmises pour y répondre ; celles d'un événement géré par un event planner sont visibles de cet event planner. Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des tiers à des fins commerciales.

Accueil des invités : quand l'organisateur confie le pointage des arrivées par un lien d'accueil, la personne qui détient ce lien voit les noms, groupes, réponses et heures d'arrivée des invités attendus de cet événement — jamais leurs coordonnées ni les notes de l'organisateur —, jusqu'au lendemain de l'événement ; l'organisateur peut désactiver ce lien à tout moment.

Déroulé du jour : quand l'organisateur partage le déroulé de son événement par un lien, la personne qui détient ce lien voit les moments, les horaires, qui intervient et où — et, uniquement si l'organisateur choisit d'afficher les téléphones, les numéros des intervenants et la liste des contacts de l'événement (personnes désignées sur ses tâches, avec leur rôle et leur téléphone) ; l'organisateur peut couper ce lien à tout moment.

5. Transferts hors Union européenne

Les données sont hébergées et traitées en priorité dans l'Union européenne (Allemagne et points de présence européens de Cloudflare). Certains sous-traitants (Cloudflare, Stripe, Resend, Sentry, OpenRouter, Linear, Google, Vimeo, Apple, Mozilla, Microsoft) sont établis aux États-Unis ou peuvent y traiter des données : ces transferts sont encadrés par leur certification au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, avec des mesures complémentaires de chiffrement. MapTiler (Suisse) et la fondation OpenStreetMap (Royaume-Uni) sont établis dans des pays reconnus adéquats par la Commission européenne.

6. Durées de conservation

Les données de compte sont conservées tant que le compte est actif. À la suppression du compte, l'identité, les profils, les événements et leurs invités, les photos, les messages envoyés et les avis sont effacés ou anonymisés immédiatement. Les devis, factures, paiements et écritures de crédits sont conservés dix ans conformément aux obligations comptables. Les journaux techniques et de sécurité sont conservés douze mois au plus ; les sauvegardes chiffrées sont conservées trente jours. Les pièces jointes d'une tâche sont supprimées dès que vous les retirez, avec la tâche ou l'événement, et au plus tard douze mois après la date de l'événement. Les données d'invités sont effacées avec l'événement quand vous le supprimez, et anonymisées au plus tard douze mois après la date de l'événement (seuls les comptages de réponses restent). Toute donnée que vous retirez vous-même (invité, photo, message, contact) est définitivement détruite ou anonymisée trois mois plus tard. Les messages restent accessibles aux deux parties tant que leur compte existe. Les adresses géocodées qui n'ont pas resservi depuis douze mois sont oubliées.

Les photos et vidéos déposées par les invités, avec leur nom, leur contact, l'identifiant d'appareil et l'empreinte d'IP, sont supprimées définitivement sept jours après l'événement (J+7 à 23 h 59, heure de Paris) ; l'organisateur peut les télécharger avant. Seul un comptage anonyme (nombre de fichiers, volume) est conservé.

Le journal des actions du staff (consultation d'une fiche, suspension, modération, gestion du staff, configuration de la plateforme) est conservé douze mois, puis purgé automatiquement.

Les retours sur le Service, leurs votes et leurs signalements sont conservés douze mois dans notre base, puis supprimés automatiquement ; une capture envoyée mais jamais jointe à un retour est retirée au bout de 24 heures. Le ticket créé dans Linear et les captures stockées chez Linear, sans nom ni adresse email, sont conservés tant qu'ils sont utiles à l'amélioration du Service ; une capture retirée par l'équipe n'est plus affichée dans le Service, mais Linear ne permet pas de la supprimer séparément : elle reste dans l'espace privé de l'équipe.

Fiches « Non vérifié » : tant que l'entreprise figure dans la source, avec une mise à jour au moins tous les six mois ; retirées sinon. Après un retrait sur demande, nous ne gardons que l'identifiant de la fiche (SIRET ou identifiant OpenStreetMap), pour qu'elle ne revienne pas, et le motif de la demande ; les précisions et l'e-mail de réponse sont effacés dès la demande traitée, au plus tard 30 jours après son envoi.

Revendication d'une fiche « Non vérifié » : tant que la fiche existe ; elle est effacée avec elle.

Les outils métier d'une réservation sont conservés tant que les deux comptes existent ; à la suppression de l'un d'eux, leur contenu est effacé.

La date de dernière activité d'un compte est conservée et effacée avec lui. Les statistiques quotidiennes de la plateforme ne contiennent que des totaux, sans aucune donnée personnelle.

7. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès. Vous pouvez les exercer en écrivant à privacy@etkivent.io, en justifiant de votre identité ; nous répondons sous un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Les invités qui souhaitent exercer leurs droits peuvent s'adresser à l'organisateur de l'événement ou à privacy@etkivent.io. Une demande reçue par Etkivent est transmise à l'organisateur sous cinq jours ouvrés, et traitée dans le même délai d'un mois ; l'effacement des données d'un invité, lui, est fait par Etkivent directement, sans attendre l'organisateur.

Retrait d'une photo ou d'une vidéo du dépôt des invités : la personne qui l'a envoyée, ou qui y figure, peut en demander le retrait à l'organisateur, qui peut la supprimer à tout moment depuis son espace, ou écrire à privacy@etkivent.io (ou contact@etkivent.io) : le fichier est alors supprimé sans attendre la suppression automatique, sept jours après l'événement.

Si votre entreprise figure dans l'annuaire sans compte, vous pouvez vous opposer à cette publication sans justification, par le formulaire de retrait joint à chaque fiche ou par e-mail à privacy@etkivent.io. La fiche est masquée immédiatement et retirée définitivement sous 30 jours au plus, après une vérification qui écarte les demandes abusives.

D'où viennent les fiches « Non vérifié » ?

8. Cookies

Le Service dépose uniquement des cookies et stockages strictement nécessaires (session, langue, thème, choix de cookies). Les catégories soumises à consentement (mesure d'audience, contenus de réseaux sociaux) n'ont aucun outil actif à ce jour ; seule la vidéo YouTube ou Vimeo qu'un prestataire intègre à sa fiche peut déposer des cookies, et seulement quand vous cliquez pour la lancer. La liste complète, les durées et la façon de modifier votre choix sont détaillées dans la politique cookies, accessible en pied de page, où le lien « Gérer les cookies » rouvre le bandeau à tout moment.

9. Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe sont hachés, les accès à la base de données sont restreints, authentifiés et journalisés, les sauvegardes sont chiffrées, et les fichiers envoyés (portfolio) sont vérifiés en type et en taille. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, vous en serez informé conformément à la réglementation.