Récupérer les photos et vidéos de vos invités

Objectif

La rubrique Photos des invités d'un événement ouvre un dépôt : vos invités y envoient leurs photos et vidéos depuis un simple lien, en qualité d'origine et sans créer de compte. Vous retrouvez tout dans une galerie, vous masquez ou supprimez ce qui ne convient pas, et vous pouvez bloquer un invité indélicat. Si vous le souhaitez, vos invités voient aussi les photos des autres sur la page du lien, après votre validation si vous le préférez. Le dépôt ouvre le jour de l'événement et tout est supprimé définitivement sept jours après : pensez à récupérer vos fichiers avant.

Étapes

1. Ouvrez votre événement, puis la rubrique Photos des invités, et cliquez sur Activer le dépôt.
2. Copiez le lien à partager et envoyez-le à vos invités (message, groupe de discussion, carton). Toute personne qui a ce lien peut envoyer des fichiers ; chacun l'ouvre dans sa langue. Le QR code affiché à côté se projette ou s'imprime tel quel.
3. Pour les tables, choisissez un format sous Affichette à imprimer — Chevalet de table (une feuille A4 à plier en deux, qui tient debout seule) ou Carte A6 — puis cliquez sur Télécharger l'affichette : un PDF aux couleurs de votre invitation, avec le QR code, le nom de l'événement et la date limite d'envoi.
4. Le jour de l'événement, un bouton Partager mes photos apparaît aussi sur la page de réponse de chaque invité et sur la page publique de l'invitation. Depuis sa page de réponse, l'invité arrive sur le dépôt déjà identifié.
5. Réglez le nombre d'envois par invité (20 par défaut) : il compte par téléphone et par personne, changer de nom ne le remet pas à zéro.
6. Si vos invités partagent le Wi-Fi de la salle, activez Salle en Wi-Fi commun : ils ont alors tous la même adresse de connexion, que la limite par connexion ne doit pas bloquer.
7. Le jour J et la semaine qui suit, suivez les envois : nombre de fichiers, d'invités, et place occupée sur l'espace de stockage du dépôt.
8. Dans la Galerie, filtrez par type (photos, vidéos) ou par invité, puis ouvrez un fichier pour le voir en grand. Depuis cette visionneuse : Masquer (le fichier reste chez vous mais sort de ce que voient les invités et de l'archive), Supprimer (effacé définitivement) ou Bloquer son auteur.
9. Un invité bloqué ne peut plus rien envoyer sur ce dépôt ; ses fichiers sont masqués. Vous pouvez le Débloquer depuis la liste des invités en bas de page : ses fichiers restent masqués, à démasquer un par un.
10. Pour que vos invités voient les photos des autres, activez Galerie visible des invités : elle apparaît sous l'envoi, sur la page du lien. Chaque invité choisit, en s'identifiant, d'y afficher son nom ; sinon ses photos y sont signées « Anonyme ».
11. Pour choisir ce qui y apparaît, activez Valider avant publication : chaque nouveau fichier attend votre accord. Un bandeau indique combien attendent ; Voir les fichiers à valider les isole, le bouton de validation d'une vignette (ou Valider dans la visionneuse) en publie un, Tout valider les publie tous.
12. Pour tout récupérer en qualité d'origine, cliquez sur Télécharger l'archive à côté du titre de la galerie : un fichier zip avec un dossier par invité, les fichiers sous leur nom d'origine et un fichier index.csv (qui a envoyé quoi, quand, avec son contact). Les fichiers masqués n'y figurent pas. Gardez la page ouverte pendant l'enregistrement.
13. Pour un seul fichier, ouvrez-le dans la visionneuse et cliquez sur Télécharger.

Questions fréquentes

L'affichette et le QR code changent-ils si je régénère le lien ? Oui : l'ancien QR code ne fonctionne plus. Téléchargez et réimprimez l'affichette après avoir régénéré le lien.

Le Wi-Fi de la salle bloque-t-il les envois ? Non, si vous activez Salle en Wi-Fi commun : sans ce réglage, tous les invités connectés au même Wi-Fi comptent comme une seule connexion, et la limite anti-abus par connexion peut les bloquer. La limite d'envois par invité, elle, compte par téléphone : elle reste la même, quel que soit le réseau. Un envoi coupé par une mauvaise connexion reprend là où il s'était arrêté.

Quels formats sont acceptés ? Photos JPEG, PNG, HEIC/HEIF (iPhone), WebP et AVIF, jusqu'à 50 Mo chacune ; vidéos MP4, MOV (iPhone) et WebM, jusqu'à 2 Go chacune. Les fichiers sont reçus tels quels, sans compression.

Les vidéos sont très lourdes, est-ce un problème ? Une vidéo de quelques minutes en 4K pèse facilement 1 Go : son envoi prend du temps en 4G. Conseillez à vos invités de les envoyer en Wi-Fi, ou le lendemain depuis chez eux : le dépôt reste ouvert sept jours. Au-delà de 100 Mo, l'envoi se fait par morceaux et reprend après une coupure. Le dépôt dispose de 20 Go en tout.

Un invité me demande de retirer une photo, que faire ? Ouvrez-la dans la galerie et cliquez sur Supprimer : elle est effacée définitivement. En activant le dépôt, vous êtes responsable de sa modération ; l'invité peut aussi s'adresser à privacy@etkivent.io.

Le lien a circulé trop largement, que faire ? Cliquez sur Régénérer le lien : l'ancien cesse aussitôt de fonctionner, QR code et affichette compris. Partagez ensuite le nouveau avec vos invités. Les fichiers déjà reçus ne changent pas.

Pourquoi certaines photos n'ont-elles pas d'aperçu ? Les photos au format HEIC (celles de nombreux iPhone) n'ont pas de vignette dans la galerie : ouvrez-les avec Ouvrir l'original. Les vidéos se lisent directement dans la visionneuse.

Que se passe-t-il au bout des sept jours ? Le dépôt ferme le septième jour après l'événement à 23 h 59 (heure de Paris), puis tout est supprimé définitivement dans les heures qui suivent : fichiers, vignettes, noms et contacts des invités. Il ne reste que le nombre de fichiers reçus. Vous recevez un rappel par notification cinq et six jours après l'événement, sauf si vous avez déjà téléchargé l'archive depuis le dernier envoi (activez les notifications de l'application pour les recevoir). Si vous supprimez l'événement, ses photos sont supprimées tout de suite. Si vous avancez sa date, vous gardez au moins 48 h pour télécharger l'archive, et vous en êtes prévenu.

Mon archive pèse plusieurs dizaines de Go, est-ce un problème ? Non. Sur ordinateur, avec Chrome ou Edge, vous choisissez où l'enregistrer et elle s'y écrit au fur et à mesure, quelle que soit sa taille. Avec les autres navigateurs (Firefox, Safari, téléphones), elle est découpée en parties d'1 Go au plus, à enregistrer une à une. Pensez à la télécharger avant la suppression, sept jours après l'événement.

Et si le dépôt est plein ? Chaque dépôt dispose de 20 Go. Quand il est plein, les invités voient un message clair et vous recevez une notification : supprimez des fichiers pour libérer de la place.

Les invités voient-ils les photos des autres ? Seulement si vous activez Galerie visible des invités, et seulement les photos visibles (pas celles que vous avez masquées) et validées si la validation est activée. Ils voient un aperçu de chaque photo, débarrassé de ses informations techniques (date, appareil, position GPS) : l'original, lui, reste réservé à vous (et à votre event planner, le cas échéant).

Et les vidéos ? Elles ne sont pas montrées aux invités : on ne sait pas encore en retirer la position GPS. Vous les retrouvez dans votre galerie.

Que devient ce qui attendait si je désactive la validation ? Tout ce qui attendait est publié dans la galerie des invités, sauf les fichiers que vous avez masqués.