Le détail d'une étape

Objectif

Chaque étape d'un événement (cérémonie, réception, décoration…) a sa propre page. Vous y réglez ses informations et vous y suivez ses tâches sur un tableau à six colonnes, une par statut : À faire, En cours, Demande envoyée, Devis signé, Prestation effectuée et Annulée. C'est aussi là que vous décidez qui se charge de chaque tâche, que vous sollicitez des prestataires et que vous traitez leurs devis.

Étapes

1. Ouvrez l'événement, onglet Étapes, puis cliquez sur une étape. Vous pouvez aussi y arriver depuis les Prochaines échéances du tableau de bord ou depuis le détail d'une demande.
2. Le crayon à côté du titre (Modifier l'étape) change son titre, sa description et son emoji. Les cartes Budget, Date et heure, Durée et Lieu se modifient d'un clic ; tant qu'elles sont vides, elles affichent À définir. Exporter en PDF télécharge la fiche de l'étape ; Autres formats d'export propose la Checklist seule.
3. Pour créer une tâche, cliquez sur Ajouter une tâche en bas de la colonne À faire, saisissez son titre puis Enregistrer.
4. Pour changer le statut d'une tâche, faites-la glisser dans une autre colonne (sur ordinateur) ou ouvrez son menu ⋮ et choisissez une colonne sous Déplacer vers. Le même menu propose Modifier la tâche (titre, description, emoji) et Supprimer.
5. Dans le menu ⋮, Organiser la tâche ouvre un parcours en trois temps : Qui s'en charge ? (Moi-même, Un prestataire de la plateforme, Un prestataire externe de votre carnet d'adresses ou Un proche), Où et quand, puis Montant et paiement (prix prévu, paiements déjà versés, reste à payer). Chaque étape se passe ; cliquez sur Enregistrer à la fin.
6. Avec Un prestataire de la plateforme, filtrez par Ville et Catégorie, cochez un prestataire — ou jusqu'à trois pour comparer leurs devis —, ajoutez un Message au prestataire, puis Envoyer la demande. La demande part aussitôt ; Solliciter un autre prestataire en ajoute une, Annuler la demande la retire.
7. Sur la carte de la tâche, des badges suivent la demande (nom du prestataire et En attente de réponse ou Acceptée), le devis reçu et les messages non lus. Cliquez sur le badge du devis, ou sur Voir le devis dans le menu, puis choisissez Accepter le devis ou Refuser le devis. Conversation ouvre l'échange avec le prestataire.
8. Dès que deux devis sont arrivés pour une même tâche, Comparer les devis les présente côte à côte : total TTC et HT, contenu, conditions, délai de réponse, note et statut. Retenir ce devis accepte celui-ci et décline les autres ; leurs prestataires sont prévenus.

Questions fréquentes

Le statut d'une tâche change-t-il tout seul quand j'envoie une demande ? Non : c'est vous qui déplacez la tâche d'une colonne à l'autre. Le suivi de la demande et du devis s'affiche, lui, en badges sur la carte.

Combien de prestataires puis-je solliciter pour une même tâche ? Trois demandes en cours au plus, chacune à un prestataire différent. Pour en envoyer une autre, retenez un devis ou annulez une demande.

Un prestataire est fermé le jour de ma tâche : puis-je quand même lui écrire ? Oui. Si la tâche a une date de réalisation, la disponibilité du prestataire choisi s'affiche à titre indicatif ; il reste libre d'accepter.

Je suis event planner : qu'est-ce qui change ? Qui s'en charge ? propose En propre (moi ou mon équipe), avec une de vos ressources ou une formule de votre catalogue, Un sous-traitant de mon carnet et Délégué (client ou tiers). Pour chercher un prestataire, Où chercher permet de choisir entre l'Annuaire et Mes partenaires. Sur l'événement d'un client, le montant se saisit en Coût (ce que la tâche vous coûte) et Prix facturé au client, pour voir votre marge.

Une tâche supprimée peut-elle être récupérée ? Non : elle disparaît de l'étape avec son suivi. Une confirmation vous est demandée avant.